কীভাবে কাগজপত্র সজ্জিত করবেন

কাগজপত্র - GOST আর 51141-98 দ্বারা পরিচালিত এই নির্দিষ্ট প্রতিষ্ঠানের পরিচালনার জন্য ডকুমেন্টস এবং ডকুমেন্টেশন সহায়তা সহ কাজ করুন "কাগজপত্র এবং সংরক্ষণাগার। শর্তাবলী এবং সংজ্ঞা"। অফিস ওয়ার্কের সংগঠন হ'ল এন্টারপ্রাইজের বর্তমান ক্রিয়াকলাপগুলিতে নিবন্ধকরণ, সঞ্চয় এবং আগমনকারী, বহির্মুখী এবং অভ্যন্তরীণ দলিলগুলির ব্যবহারের সংস্থা।

নির্দেশিকা ম্যানুয়াল

1

অফিসের কাজ সংগঠিত করার সময়, আপনার সংস্থা, সংস্থা, ভৌগোলিকভাবে দূরবর্তী ইউনিট বা শাখাগুলি নির্ধারণ করুন, এই সত্যটি বিবেচনা করুন এবং এই ইউনিটগুলির সাথে যোগাযোগের জন্য কোনও ব্যবস্থা সরবরাহ করুন। নিবন্ধকরণ এবং কাগজপত্রের সময় সমস্যাগুলি এড়াতে তাদের মধ্যে ক্লেরিকাল সিস্টেমটি প্রধান কার্যালয়ের সাথে সমান হওয়া উচিত।

2

আপনি কী কী কাগজের কাজগুলি ব্যবহার করবেন তা ভেবে দেখুন: কেন্দ্রীভূত, মিশ্র বা বিকেন্দ্রীভূত। তাদের পছন্দটি এন্টারপ্রাইজের কাঠামো নির্ধারণ করে (এটি ভৌগোলিকভাবে দূরবর্তী ইউনিট রয়েছে কিনা) এবং অফিস পরিচালনা পরিষেবাদির প্রযুক্তিগত সরঞ্জাম নির্ধারণ করে। যদি এই পরিষেবাটি ছোট হয় এবং প্রযুক্তিগতভাবে সরবরাহ না করা হয়, তবে এর ক্রিয়াকলাপগুলির কিছু অংশ ইউনিটগুলিতে স্থানান্তরিত হয়। এই ক্ষেত্রে, মিশ্র কাগজপত্র সঞ্চালিত হয়। যদি এই পরিষেবাটি সমস্ত প্রয়োজনীয় কর্মী, হার্ডওয়্যার এবং সফ্টওয়্যার দ্বারা সজ্জিত থাকে তবে রেকর্ড রক্ষার এই ফর্মটি কেন্দ্রীভূত হবে।

3

প্রতিটি স্ট্রাকচারাল ইউনিটে, একটি বিশেষ স্টাফিং ইউনিট নির্বাচন করুন যা কাগজপত্র সম্পাদন করবে। যদি এটি সম্ভব না হয়, তবে অন্য একজন কর্মী নিয়োগ করুন যিনি তার প্রধান কর্তব্যগুলির কার্যকারিতা কেরানীর কার্যের সাথে একত্রিত করবেন।

4

মামলার সংখ্যা এবং নামকরণ নির্ধারণ করুন, যার মধ্যে সমস্ত আগত, বহির্গামী এবং অভ্যন্তরীণ দলিল অন্তর্ভুক্ত থাকবে। এগুলি যদি কোনও উচ্চতর (পিতামাতার) প্রতিষ্ঠানের নথি হয় তবে সেগুলি বিবেচনার জন্য মাথায় জমা দেওয়া হয়; অধীনস্থ সংস্থাগুলির নথিগুলি তাদের সাথে কাজ করার দায়িত্বে উপ-প্রধানের কাছে বিবেচনার জন্য জমা দিতে হবে। তদনুসারে, নাগরিকদের আবেদন - সেই উপ-জনকে, যিনি জনগণের সাথে কাজ করার দায়িত্ব অর্পণ করা হয়েছে।

5

সংবাদদাতাদের বৃত্ত চিহ্নিত করার পরে, একটি শ্রেণিবদ্ধ তৈরি করুন যার মাধ্যমে আপনি অবিলম্বে নির্ধারণ করতে পারবেন যে এই নথিটি কোন সংবাদদাতা গ্রুপের অন্তর্ভুক্ত। উদাহরণস্বরূপ, সরকারী কর্তৃপক্ষের জন্য কোড 01, উচ্চ সংস্থার চিঠির জন্য কোড 02, সরবরাহকারীদের জন্য কোড 03, গ্রাহকদের জন্য কোড 04 ইত্যাদি নির্ধারণ করুন এটি সংস্থার মধ্যে নথির চলাচলকে প্রবাহিত করতে সহায়তা করবে।

6

কার্যপ্রবাহটি কোন ফর্মের মধ্যে ম্যাগাজিন বা কার্ডে পরিচালিত হবে তা স্থির করুন। উভয় ফর্মগুলি বিশেষ ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট পরিচালনা প্রোগ্রামগুলিতে প্রয়োগ করা হয়। আপনি যদি এখনও এই জাতীয় কোনও প্রোগ্রাম কিনতে না পারেন তবে বৈদ্যুতিন নথির নিবন্ধকরণ জার্নালগুলি ব্যবহার করুন; সেগুলি এক্সেলে কার্যকর করা যেতে পারে।