সরবরাহের চুক্তিগুলি কীভাবে কার্যকর করা যায়

কোম্পানির ডকুমেন্টেশনগুলি যথাযথভাবে রাখা উচিত। যাতে আপনি সহজেই অন্যান্য ব্যবসায়িক কাগজগুলির মধ্যে পণ্য সরবরাহের জন্য সঠিক চুক্তিটি খুঁজে পেতে পারেন, তাদের জন্য একটি পৃথক শেল্ফ বা ফোল্ডার তৈরি করা সার্থক। তবে শুধু তাই নয়। চুক্তিগুলি নিজেরাই প্রবাহিত করতে হবে।

নির্দেশিকা ম্যানুয়াল

1

আপনি যে চুক্তি করতে চান তা সংগ্রহ করুন এবং সেগুলি মূল্যায়ন করুন। তারা কতবার উপসংহারে পৌঁছে যায় এবং কোন অংশীদারের সাথে মনোযোগ দিন। এটি আপনাকে দস্তাবেজগুলিকে শ্রেণিবদ্ধ করার উপায় বেছে নিতে সহায়তা করবে।

2

যদি অনেক অংশীদার থাকে তবে তাদের সমাপ্তির তারিখ অনুসারে চুক্তিগুলি সাজানোর একটি উপায় আরও উপযুক্ত। যদি দীর্ঘ সময়কালে একই সংস্থাগুলির সাথে চুক্তিগুলি সমাপ্ত হয়, তখন কাউন্টারটিটিস দ্বারা পৃথক বিভাগে (ফোল্ডার) বিভক্ত করা যেতে পারে। এবং কিছু ক্ষেত্রে, অংশীদার সংস্থাগুলির নাম অনুসারে কেবল বর্ণমালার ক্রমে চুক্তিগুলি সজ্জিত করা যথেষ্ট।

3

আপনি যে পদ্ধতি বেছে নিন তা ভুলে যাবেন না যে প্রচুর পরিমাণে ফোল্ডারগুলি ব্যবহার করা খুব অসুবিধাজনক। চুক্তিগুলি পর্যালোচনা করুন এবং মেয়াদ শেষ হয়ে গেছে এমন সাধারণ গাদা থেকে সরান। তাদের জন্য একটি পৃথক ফোল্ডার তৈরি করুন। এই জাতীয় চুক্তিগুলি প্রায়শই কেবল ক্ষেত্রে থেকে কেস ক্ষেত্রে প্রয়োগ করা হয়, দৈনন্দিন কাজে তাদের প্রয়োজন হয় না।

4

কালানুক্রমিক ক্রমে চুক্তিগুলি সাজানোর সময় ডকুমেন্টেশন বজায় রাখা এবং সংরক্ষণের সাধারণ নীতিগুলি মেনে চলুন। যে ফোল্ডারগুলি প্রায়শই ব্যবহৃত হয় সেগুলিতে সম্প্রতি সমাপ্ত চুক্তিগুলি শীর্ষে অবস্থিত। নীচে পূর্বের সময়সীমা সহ নথি দেওয়া আছে। সংরক্ষণাগারে ফাইল করার সময়, বিপরীতে, প্রথমটি শীর্ষে থাকা উচিত এবং শেষ চুক্তিটি নীচে সমাপ্ত হয়েছিল।

5

এক বিভাগ থেকে অন্যের থেকে দৃশ্যত পৃথক করতে চিহ্নিতকারী, লেবেল, বুকমার্ক এবং অন্যান্য অফিস সরবরাহগুলি ব্যবহার করুন। নিশ্চিত করুন যে এই ডিলিমিটারগুলি ফোল্ডারে স্পষ্টভাবে হাইলাইট হয়েছে। এটি প্রয়োজনীয় নথিগুলির সন্ধানে ব্যাপকভাবে সহায়তা করবে।

6

পণ্য সরবরাহের জন্য সমস্ত চুক্তিগুলি একটি ফোল্ডারে একটি উপযুক্ত উপায়ে নির্ধারিত হওয়ার পরে, নথিগুলির একটি নিবন্ধক সংকলন করতে ভুলবেন না। এটি কভারে নিন বা সমস্ত চুক্তির উপরে একটি ফোল্ডারে রাখুন। রেজিস্ট্রি ফাঁকা লাইন ছেড়ে। নতুন চুক্তি সন্নিবেশ করার সময়, এটি সম্পর্কিত তথ্য রেজিস্টারে প্রবেশ করুন।