সরবরাহকারীকে কীভাবে একটি চিঠি লিখবেন

ব্যবসায়ের চিঠিপত্রের সুস্বাদুতা প্রয়োজন, বিশেষত যখন সরবরাহকারীর কাছে চিঠি আসে তবে কারণ আপিলের কারণটি কেবল তার পক্ষ থেকে নয়, আপনার সংস্থার পক্ষ থেকেও বাধ্যবাধকতাগুলি পূরণ করতে ব্যর্থ হতে পারে।

নির্দেশিকা ম্যানুয়াল

1

যদি এই প্রথম কোনও সরবরাহকারীর কাছ থেকে পণ্য অর্ডার করার জন্য আপনার সাথে যোগাযোগ করা হয়, তবে সেই সংস্থা কর্তৃক প্রতিষ্ঠিত পণ্য বিতরণের জন্য স্ট্যান্ডার্ড অ্যাপ্লিকেশন ফর্মটি ব্যবহার করুন। যদি এই বিবৃতিটি সংস্থার ওয়েবসাইটে বৈদ্যুতিনভাবে পোস্ট না করা হয় তবে একটি বিনামূল্যে শৈলীতে একটি চিঠি লিখুন।

2

আপনি যদি বিভিন্ন ধরণের পণ্যকে বিভিন্ন পরিমাণে অর্ডার করেন তবে প্রয়োজনে পণ্যটির নাম, নিবন্ধ, রঙ সহ একটি টেবিল আকারে একটি অর্ডার দিন। আদেশকৃত পণ্যগুলির জন্য অর্থ প্রদানের বাধ্যবাধকতা লিখুন, সরবরাহকারীকে আপনার সংস্থার বিশদ সরবরাহ করুন, এই তথ্যগুলির ভিত্তিতে সরবরাহকারী একটি চুক্তি তৈরি করবেন। চিঠির শেষে, পারস্পরিক উপকারী সহযোগিতার জন্য আপনার আশা প্রকাশ করুন।

3

যদি সরবরাহকারীকে আপনার চিঠিটি চুক্তির অধীনে বাধ্যবাধকতাগুলির দ্বারা তাঁর দ্বারা অনুপযুক্ত সিদ্ধন্ত, ভুল মানের, গ্রেড বা প্রকারের পণ্য বা পণ্য সরবরাহ করার অকালিক বিতরণ নিয়ে উদ্বেগ প্রকাশ করে, তবে টার্নওভারগুলি "এই চিঠির মাধ্যমে আমরা আপনাকে অবহিত করি …", "আমরা আপনাকে অবহিত করি …" " আপনি কেনার জিনিসপত্র গ্রহণ করতে পারবেন না তার কারণ স্পষ্টভাবে বলুন। চুক্তি বা চুক্তির আবেদনের উল্লেখ করুন, যা সরবরাহকারী আপনাকে কতটি ইউনিট এবং কী ধরণের পণ্য প্রেরণ করবে তা নির্দেশ করে। এই ক্ষেত্রে, সরবরাহকারী তাদের ভুল সংশোধন করা সহজ হবে।

4

যদি আপনার চিঠি চুক্তির মাধ্যমে প্রতিষ্ঠিত সময়ের মধ্যে পণ্যগুলির জন্য অর্থ প্রদানের অসম্ভবতা নিয়ে উদ্বেগ প্রকাশ করে, তবে এর সরবরাহকারীকে সর্বাধিক নরম, তবে একই সাথে অফিসিয়াল ফর্মে অবহিত করুন। টার্নওভারগুলি "অর্থপ্রদানের বিলম্বের জন্য আমরা ক্ষমা চাই …", "পরিস্থিতির কারণে আমরা বিলগুলি আগে পরিশোধ করতে পারি না …""

5

আপনি যখন তাকে theণ পরিশোধ করার ইচ্ছা করেন ঠিক তখনই পাল্টা দলটিকে বলুন এবং এই দায়বদ্ধতাটি আপনার সংস্থা কর্তৃক পরিপূর্ণ হওয়ার নিশ্চয়তা দেওয়া হবে। চিঠির শেষে, আশা প্রকাশ করুন যে এই পর্বটি আপনার দীর্ঘমেয়াদী অংশীদারিত্বগুলিকে প্রভাবিত করবে না।