চুক্তিগুলি কীভাবে সংরক্ষণ করা যায়

এন্টারপ্রাইজ দ্বারা সমাপ্ত চুক্তিগুলির জন্য স্টোরেজ শর্তগুলি শিল্পের মান এবং নিয়ম দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয় না, তাই প্রায়শই প্রশ্নটি দেখা দেয় যে কীভাবে তাদের ক্ষতি এড়ানো যায় এবং সঠিকভাবে স্টোরেজ এবং অ্যাকাউন্টিং সংগঠিত করা যায়। এই ইস্যুটির সর্বাধিক যুক্তিসঙ্গত সমাধান হ'ল কোনও নির্দিষ্ট এন্টারপ্রাইজের কর্পোরেট আইন প্রকাশ করা, যা এই নথিগুলির প্রস্তুতি, উপসংহার এবং সংরক্ষণের পদ্ধতি নির্ধারণ করবে।

নির্দেশিকা ম্যানুয়াল

1

যদি আপনার সংস্থা তৃতীয় পক্ষের সংস্থাগুলির সাথে অনেক কাজ করে এবং চুক্তির সংখ্যা উল্লেখযোগ্য হয় তবে তাদেরকে ক্লারিকাল বিভাগ বা অফিসের উপর অর্পণ করা বুদ্ধিমানের কাজ। এটি বেশ সুবিধাজনক, যেহেতু এটি চ্যান্সেলারিতে রয়েছে যে সমস্ত দস্তাবেজ মাথা দ্বারা স্বাক্ষরিত এবং ঠিকাদারদের দ্বারা প্রেরণ করা হয়েছে are মৃত্যুদন্ডপ্রাপ্ত চুক্তি নিবন্ধনের পরে, কেরানী কর্মীদের অবশ্যই প্রয়োজনীয় সংখ্যক অনুলিপি তৈরি করতে হবে এবং সেগুলি দায়বদ্ধ নির্বাহকদের হাতে বিতরণ করতে হবে এবং মূল নথিগুলি একটি বিশেষভাবে নির্দিষ্ট জায়গায় রাখতে হবে।

2

যদি আপনার এন্টারপ্রাইজটি ছোট হয় এবং আপনার কাছে কোনও কেরানী বিভাগ নেই, পাশাপাশি একজন দায়িত্বশীল ক্লার্কও গুরুত্বপূর্ণ, তবে খুব কমই ব্যবহৃত চুক্তি যেমন উদাহরণস্বরূপ, ভাড়া নেওয়া বা রিয়েল এস্টেট অর্জনের জন্য, কোম্পানির উপাদান এবং আইনী দলিল সহ আইন বিভাগে রাখা বোধগম্য। এই চুক্তিগুলির একটি অনুলিপি অ্যাকাউন্টিং বিভাগকে সরবরাহ করা উচিত যা সেগুলি নিষ্পত্তি করে। একই স্থানে, অ্যাকাউন্টিংয়ে, সরবরাহকারীর সরবরাহ, পরিষেবা এবং কাজের একাউন্টের প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশনের এক প্রকার হিসাবে চুক্তির জন্য, নিষ্পত্তি নিয়ন্ত্রণের প্রয়োজন হয়, অর্থ প্রদানের সময়সীমা বা ধ্রুবক পর্যায়ক্রমিক অর্থ প্রদান (ইউটিলিটি বিল, যোগাযোগ)।

3

যাই হোক না কেন, সমস্ত চুক্তির নিজস্ব, অভ্যন্তরীণ নিবন্ধকরণ থাকতে হবে এবং তাদের প্রত্যেককে অবশ্যই একটি নম্বর অর্পণ করতে হবে যার দ্বারা এটি চুক্তির নিবন্ধনের বৈদ্যুতিন জার্নালে প্রবেশ করা হবে। এই লগটি এক্সেল স্প্রেডশিটে করা যেতে পারে। বৈদ্যুতিন জার্নাল ছাড়াও, এই চুক্তিগুলি জারির একটি কাগজের রেকর্ড বই রাখা প্রয়োজন, যা প্রতিফলিত করবে যে দায়িত্বশীল কর্মকর্তাদের মধ্যে কখন এবং কারা মূল চুক্তি জারি হয়েছিল। এই জার্নালে দায়বদ্ধ নির্বাহকের স্বাক্ষরের জন্য ক্ষেত্রগুলি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত, নিরাপদ রক্ষণাবেক্ষণের জন্য চুক্তির প্রাপ্তি এবং সরবরাহের বিষয়টি নিশ্চিত করে।

4

চুক্তিগুলির প্রস্তুতি, উপসংহার এবং সংরক্ষণের পদ্ধতি সম্পর্কিত নিয়ন্ত্রণ সংক্রান্ত চুক্তিতে কাজ করার পদ্ধতি বর্ণনা করুন এবং এন্টারপ্রাইজের প্রধান কর্তৃক অনুমোদিত হয়।